今回インタビューさせていただいたのは、「入退社・異動・休職等の発令手続き」の手間とミスとストレスを撲滅する、人事総務・情報システム部門に徹底的に寄り添ったタスク管理システム「WorQ（ワーク）」を提供する株式会社ThinQ Healthcare様です。

同システムは、人事総務・情シスの入退社工数を50%削減できるという、今年4月にリリースしたばかりの新しいサービスです。

サービスを作ろうとしたきっかけ、サービスを利用するメリット、導入方法、今後の取り組みについての話を、株式会社ThinQ Healthcareの渡邉 昌司様に直接聞いてきました。

このような方にオススメのインタビューです！

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「入退社の手続きで抜けもれが発生している！」

「やるべきタスクが多すぎて大変！」

「今の人事総務システムが使いこなせない！」

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「WorQ」の公式サイトはこちら＞https://worq.jp

それでは早速、「株式会社ThinQ Healthcare様」へのインタビュースタート！！

株式会社ThinQ Healthcare　代表取締役　渡邉 昌司さん

Q1まず、「WorQ」の概要について教えていただけますか？

人事総務や情シスなど、バックオフィスの方に向けてご利用いただくクラウドサービスです。入社や退社、並びに異動・休職などの発令手続きと呼ばれる領域の管理を簡単にすることができます。

これでは分かりにくいと思うので、われわれは「入退社管理クラウド」と表現しています。

「入退社・異動・休職等の発令手続き」の手間とミスとストレスを撲滅する、人事総務・情報システム部門に徹底的に寄り添ったタスク管理システムです。

入社手続き業務の一例

Q2サービスを作ろうとしたきっかけは？

①DXの中で何をターゲットにするか

ThinQ Healthcareは、Speeeという会社の100%子会社で、Speeeは不動産のDXとマーケティングのDXを提供しています。

今DXが進んでない領域を検討した際に、バックオフィスのDXというものが今後必要だと考えました。

ただ、いきなり高い水準で業務の高度化ができるようなDXを進められるかというと、そういうわけではありません。

DXは順を追って進めていく必要があります。

では、どこからやっていく必要があるかというと、みなさんが課題を感じていて、かつ最初のステップとしてふさわしい、入退社のタスク管理にターゲットを絞って、サービスを開始したということです。

②入退社管理の現状

入社や退社の管理について、ほとんどの企業様が利用されているのがスプレッドシートやエクセルですね。

「何に困っていますか」と話をしていたら、「毎回入退社でタスクがもれてしまって困っています。」と。

新規入社者の方の入社体験が悪くなってしまったり、会社に行ったのにパソコンがないとか席が決まってないことがあったり。

また、退職者のアカウントがそのまま残っていたり、備品が返ってきてないなどがあり、セキュリティ的に大丈夫なのか?という話がありました。

よくよく聞いてみると、このスプレッドシートやエクセルで管理しているのであれば、それはタスクももれるはずです。

何をやるかというのは、ある程度ざっくり分かるのですが、いつまでにやるかという期限がないのです。期限がないものってタスク管理とはいえないんですよね。

では、タスクがもれていないケースではどうしているかというと、涙ぐましい努力によって、みなさんなんとかタスクを正確に実施しているようです。

具体的には、たとえば重要なものだけカレンダーに入れたりするようです。Googleカレンダーに日付とともにタスクを入れて忘れないようにするのですが、やはりそういう運用は破綻するんですよね。

たとえば入社日が1か月ズレたりすると全部設定し直す必要が出てきます。このように、すごく運用が大変になります。

では、それらを抜本的に解消しようとこのサービスの開発を始めました。

③人事管理システムの運用における課題

会社の規模がどんなに大きくても、独自のスプレッドシートでタスク管理を実施しているケースが多いです。

社員数が1,800人くらいを超えてくると、どの企業さんも人事管理システムの変更を検討するようになります。しかし、オンプレミスの旧来型の人事管理システムが入っているケース、新しいWebのクラウドの人事管理システムのケースでも、重厚長大で設定するのが大変です。

メンテナンスをするのが大変になってしまうので、ここはスプレッドシートやエクセルでいいか、となっていることが多いですね。

本当にごく一部の会社さんだけ、海外の製品を使って、この領域を解決するケースがあります。

ただ、コストが年間数千万かかるとか、設定にものすごい手間がかかるとか、問題を抱えています。

そのサービスを使えば、われわれのサービスの機能は実現できますが、どの企業もそこまでお金があるわけではないですし、バックオフィスにそこまでお金を投下しようともなりにくいのが現実です。

④現場のクリティカルな課題

人事管理の現場での課題として、まずひとつ挙げられるのは抜けもれですね。

抜けもれによって入社体験が悪くなる。抜けもれによって退職のセキュリティリスクが上がるというものがあります。

あとは、抜けもれないようにするために、ものすごい多大な工数をかけている。という話もあります。

私はずっと事業部側の人間だったので、この事業をやって初めてバックオフィスのことを理解してきました。数百人ものバックオフィス担当者とお話したのですが、みなさま本当に真面目です。

気合と根性でなんとかしようとするケースが多いので、トリプルチェックとかしてるんですよね。

あとは、タスクが属人化していくことが多いですね。

一人ものすごい運用が上手な人というのがいるケースがあるんですが、その方がずっといてくれればいいんですけど、このご時世やっぱり転職していく、休職していくという話があります。

その方がいなくなると、業務がブラックボックスに飲み込まれてしまいます。

それで、新しい人がまたブラックボックスを作っていくことになります。、「秘伝のたれを発明しては捨てていく」みたいなことになっていて、運用の知見が全く貯まっていないんです。

なので、その属人化している運用というものを、だれでも運用できるような再現性のある取り組みに変えていく必要があるんじゃないかと、われわれも感じてますし、顧客も感じているところですね。

⑤退職のセキュリティリスク

たとえば、退職時によくある、リスクが高いケースを紹介します。

• メーリングリストに登録されていて、メールアドレスにアクセスできる状態になっている。
• Slackに登録されたままになっている。
• 共有のGoogleドライブにアクセスできる状態になっている。

けっこう致命的になりますね。

あとは、会社へのダメージとしては、たとえばモバイルルーターを返してくれない、みたいな話はよくある話です。

社員の場合はもちろん、業務委託やアルバイトの場合には特に緩くなってしまうこともあり、忘れられがちですね。副業についても同様です。

⑥問い合わせ対応コスト

事業部門側から管理部門側に問い合わせがあるという、問い合わせ対応コストもあります。

「あの人の入社手続き、今どうなってる？」とか、「前回はルーターの手配忘れてたけど、今回は大丈夫？」のような問い合わせが、事業部門から管理部門宛にきます。

事業部門からの問い合わせは、ギリギリであったり、管理部門からの質問に返信しないといったことが頻発します。

本来は問い合わせを発生させないというのが理想です。

ただ多くの人が、入社の情報や退職の情報を集約しているスプレッドシートやエクセルにアクセス出来てしまうと、全社員の入社・異動・退職の情報が見えてしまいます。

管理部門内ではそれが全部見えていいという世界観ですが、事業部門の方に見せると問題が起きるケースがあります。

そこでWorQでは、事業部門のAさんが入社する場合には、Aさんの上司とメンターには、Aさんの情報だけが見られるようになっています。

それができると、「どうですか？」って聞かれたら、「WorQ見といてください」って一言いえば済むようになる。

Q3.サービス利用のメリット

①仕事の質を上げる

WorQという名前の由来は「働き方をアップデートしたい」という思いです。

働き（Work）の一番最後をQに変えているのは、みなさんの人生の質を上げたい、仕事のクオリティを上げてほしい、そういうことを意識してQです。QualityのQなんです。

本来は人がやるべきではないタスクを機械に任せて、その上で人間はもっと創造的な、人間がやるべき仕事をしませんか、という提案をしたいと考えています。

②タスクの運用

WorQは繰り返し発生するタスクを簡単に運用できるようにしています。

プロジェクトのテンプレートを、「入社」「退社」「異動」「産休・育休」「休職」「復職」「その他」というような形で選ぶことができます。

たとえば入社のテンプレートで「アルバイト」というものを作れば、アルバイトのテンプレートが簡単にできます。

テンプレートでは、必要なタスクを設定することができます。また、それぞれのタスクごとに担当者と期限が表示されています。

加えて期限は相対日付で設定できるようになっています。

たとえば「入社日」「初出社日」「内定日」などある基準日を設定して、そこから「何営業日前」「何営業日後」、「翌月初から起算して」「月末から起算して」など逆算できるようになっています。

これにより、実際に入社があったタイミング、たとえば「7月1日に入社」する場合「7月1日」を起点に特定の日時までに終わらせないといけないタスクを設定することができます。

たとえば5営業日前だったら、「6月24日」を期限に「座席の決定」というタスクが担当者に割り振られるという仕組みになっています。

割り振られるタイミングで、このタスクはこういうふうに進める必要がありますよ、みたいなもの（タスク説明文）が表示できるので、マニュアルのような働きもすることができます。

③実際の「プロジェクト」機能を紹介

実際に「プロジェクト」の機能をご紹介します。

たとえば「【入社手続き】正社員」というものをクリックすると、「対象者名」の欄に名前を入れられます。「繋田 愛」さんという方だとして、「フリガナ」欄にも「ツナギダ アイ」と入れます。

この入力フォームの項目自体はGoogleフォームのように自由に設定できるので、利用される会社さんの使い方に合わせて、カスタマイズ可能です。

ここで、先ほどの基準日を入れます。

例えば「内定後」を「6月2日」、「入社日」を「7月1日」、「初出社日」を「7月1日」と入力します。そして「プロジェクトを開始する」ボタンを押すと、「繋田 愛」さんの入社に関連するタスクが自動的に生成されます。

④2つの閲覧方法が特長的

閲覧方法は2つあります。

1つはより直感的な方法で、対象者(プロジェクト)ごとにタスクを見るという方法です。

もう1つがタスクベースの方法です。

それぞれ説明していきます。

⑤閲覧方法1：プロジェクトベース

プロジェクト一覧には、現在進行中の入退社者が一人ひとり表示されます。

この中で、「繋田 愛」さんをクリックすると、「繋田 愛」さんの入社タスクが表示されています。ここでは、割り当てられた担当者名や、そのタスク期限が確認できます。

自分の担当するタスクだけを表示することもできます。チェックボックスをクリックしていけばタスクが完了されていくというシステムになっています。

たとえば、「座席の決定」の場合、項目をクリックすると詳細を表示できます。作業を進めるときは、詳細画面にかかれたタスク説明文を見て、具体的な手順を思い出すことができます。入社日がいつだったかといった情報もこの画面に書いてあります。

とにかくタスクをもらさないようにするということを実現させるために、「担当者」と「期限」にこだわりを持っています。

たとえば入社日が突然変わることってよくありますよね。
「7月1日に入社する」予定が「すみません、8月になりました」と。

「8月1日」になるのであれば、これで基準日の値を変更するだけで対応完了です。
新たな入社日をもとに期限を再計算してくれるというわけです。

もしGoogleカレンダーでタスクを管理している場合、予定を1個ずつ登録・修正し直さないといけないことになります。でもWorQなら簡単に変更できるんです。

⑥閲覧方法2：タスクベース

タスクの下に対象者を並べる方法です。

たとえば「SmartHR登録」というタスクがあります。先ほど「繋田 愛」さんのプロジェクトでタスク管理をしているので、このビューだと完了していることが分かります。

同時に並行して多くの人数のタスクをさばきたいとき、タスクごとに対象者が分かる方が仕事が進めやすいはずです。

たとえば「カレンダー登録」というタスクに対し、期限の異なる多くの対象者を一覧で表示することができます。

他の人のタスクを閲覧することもできますし、他の人のタスクを完了することもできます。

テンプレートで進め方が定義されているため、例えば担当者が突然辞めてしまったり、休職してしまったケースも、担当を別の人に割り振り直せばよいだけです。

マニュアル付きのタスクで、期限も全部分かっているので、「じゃあちょっと代わりの人、お願いしますね」と、タスクを全部肩代わりしてもらうこともできます。

割り振られているタスクを一括で、その人に割り振ることも可能です。

⑦突発的なタスクにも対応

突発的に発生するタスクにも対応可能なインスタントタスクという機能があります。

たとえば「繫田 愛」さんの突発的なタスクが発生する場合、「キーボードをどうしても○○にしてほしいので対応する」といったインスタントタスクを作成します。

このインスタントタスクは具体的な期限を個別に付ける必要があります。

⑧初期設定はサポートあり

初期設定では、弊社のサポート担当者が伴走します。

大きく2回に分けて、オンボーディングのサポート手続きをします。

多くの会社様が、すでに何かしらのタスク管理を実施されています。

スプレッドシート、エクセル、紙、Notion、Trello、Asana、kintoneなどですでに管理されているものを、WorQ用に起こしていただくだけです。

慣れていれば10分から15分で終わります。

ただ、初めてのシステムを使うという心理的障壁はあると思います。

なかなか踏み出しにくいため、きちんとサポートさせていただきます。

アカウントが作成されたらすぐ使う予定の方々同席のもと、45分の打ち合わせをします。

ここではテンプレートをまず一緒に作ります。


「このテンプレートを完成させるのはいついつまでにしましょう」と約束し、「ではそれを作って、次の入社の人から、タスクを対応してみましょう」など、少しずつ目標を決めていきます。すると、みなさん真面目なので、しっかりと完了することができます。

まずテンプレートを作っていただいて、タスクを1回対応して体験してもらえば、もう戻れないんですよね。最高の体験を用意しています。

そこまで伴走します。

作りやすさ、管理しやすさはこだわって開発しています。

「テンプレートを作る」と言われると身構えてしまうと思います。
「SIerさんと一緒にやるんですか」「じゃあ2か月はかけましょうか」みたいになりがちです。。

よくあることだと思うんですけど、作るのが大変ということはメンテナンスも大変ということ。WorQはそういう体験にしたくありませんでした。

とにかく、作るのも楽、メンテナンスも楽。

気軽に使われるものにしたかったのです。

Q4.実際に導入している方々の声は？

やっぱり「タスクの抜けもれがなくなる」「工数がすごく少なくなる」という声が多いですね。

それ以外には、「コミュニケーションが簡易になる」といった声が多いです。

「WorQやった？」「WorQ見といてください」で終えられる、みたいな声をいただいています。

あとは、とにかく使いこなせる。
こだわりや理想を持っている会社さんが、色んな複雑なツールを使って理想型を実現しようとしているのですが、結局やれてないことが多い。そんな会社さんでも、WorQは使いこなせるという話は非常に多いです。

Q5.今どれくらいの会社さんが使っているんですか？

事前登録で300社ほどの反響があり、好評をいただいております。有料という形で導入いただいている企業様も徐々に増えてきています。

Q6.御社以外で競合になる会社はいない？

競合になるような会社はほとんどないですね。

会社は、売上を伸ばす、利益を伸ばす、というところには投資するんですけど、コストを減らすというところには、あまり投資がいかないというところがあります。

そこにお金が投下されてこなかった、最後まで後回しになっていたという話があるんだと思うんです。

ただ、コロナ禍で働き方も変わり、リモートワークも進み、マーケティングを中心としてさまざまなDXが進んでいく中で、明らかに1か所進んでないところが出てきている。働き方の変化、ご時世の変化、DXの高まりからここに対してお金が動くということが分かってきたところです。今が勝負をかける時と考え、開発をスタートしました。

Q7.今後の取り組みは？

われわれはバックオフィスのDXという、大きな領域で課題解決を実現したいと考えています。

DXを企業内で実施する場合、3つのステップがあります。

1つはアナログデータのデジタル化です。

たとえば、紙やエクセル、スプレッドシートのデータは、そのままではデータとして活用できません。それをデータとして活用できる形にしましょうというのが、第1ステップです。

第2ステップはデジタル化されたデータを使って、業務プロセス自体をデジタル化していくものです。業務プロセスのデジタル化というのはすなわち自動化につながっていきます。

第3ステップとして、自動化されている業務プロセスを使って業務自体を高度化していく、もしくは事業構造変革をしていくということにつなげていく。

われわれはバックオフィスのDXというものを進めていくのに、一足飛びに第3ステップにいけるとは全く思っていません。

まず第1ステップ。

お客さんからいただくご要望や課題も第1ステップと第2ステップに集中しています。

アナログデータのデジタルデータ化、あとはデジタルデータを使った事業化です。

ここにまずフォーカスしていこうと思っています。

われわれはタスク管理ツールを作りたいわけではなく、
バックオフィスのみなさんのDXを進めたいわけです。どうしたらアナログデータをデジタルデータ化できるかというのを考えていく中で、まず業務フローをきちんとアウトプットし、それをデジタルデータに変換する必要があると思っています。

その1つが先ほどから申し上げている「期限」です。

業務をタスクに分解し、タスクを用いてテンプレートに表現し、それに期限を設定する、と。

今までの期限というものは、アナログの管理でしかなかったんですが、
期限をデジタルに表現したことにより、デジタルデータを使って期限を自動的に生成するということができるようになります。

理想の状態は、名前を入れて「プロジェクト登録」を押せば、タスクが生成され、一部のタスクは自動的に処理されていくというものです。

だれかが入力したらその入力を起点にして、タスクが全部自動で走っていくということができたら、これは幸せなんじゃないかと思っています。

株式会社ThinQ Healthcareの会社概要

最後に

「WorQ」というシステムは、現場からのヒヤリングを重ねてユーザーの利便性を考え抜いたこだわりが随所に感じられる、とても使いやすいツールだと感じました。

サービスに関するお問い合わせはこちらから

＞＞https://worq.jp

株式会社ThinQ Healthcareの渡邉 昌司様、この度はお忙しい中、誠にありがとうございました！