「東京で信頼できるOA機器設置業者を探したいが、数が多すぎてどこを選べばよいかわからない」と悩んでいる方は少なくないようです。

なかには「どの業者も大きな違いはないだろう」と感じている方もいるのではないでしょうか。

しかし、なんとなくOA機器設置業者を選んでしまうと割高な料金を毎月支払うことになり、長い目で見ると大きな損失につながります。

そこで今回は、OA機器設置業者を選ぶ際のポイントや、問い合わせから導入までの流れについて詳しく解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

OA機器は、業務の効率化や生産性の向上など、円滑なオフィス業務をおこなううえで欠かせないツールのひとつです。

OA機器は自社で購入することも可能ですが、業務内容や目的に最適な機器の選定や導入、その後の保守管理まで一括サポートが可能な「OA機器設置業者」に依頼することをおすすめします。

一般的なOA機器設置業者の役割には、以下のようなものがあります。

• OA機器の選定：顧客の業務内容や目的に合うOA機器（複合機・ビジネスフォン・サーバー・UTMなど）の提案をおこなう

• 導入に関するサポート：機器の導入方法（購入・リースやレンタル時の契約・オプションなど）の提案をおこなう

• 設置に関する作業：オフィスへの機器設置・インストール作業をおこなう

• 保守管理：機器のトラブル対応や修理対応のほか、定期メンテナンスをおこなう

OA機器設置業者は、OA機器メーカー（キヤノン・リコー・富士フィルムなど）から直接購入・リースができる「メーカー直販店」と、複数のメーカー製品を取り扱う「代理店」の2種類に分かれます。

メーカー直販店を利用するメリットは、自社製品に特化したサービスを利用できる点です。

特にメンテナンスや修理対応は、メーカー側から技術者が派遣され、修理時に使用される部品もメーカー純正品が使用されるため、メーカー直結ならではの安心感が得られます。

特定メーカーの最新OA機器を導入したい方、万が一のトラブル時に特に迅速で安心な対応を望む方におすすめです。

また大手のメーカー直販店の多くは東京を拠点に全国展開しているため、どこの地域でも一定のサービスを受けることが可能です。

ただし、費用は高めなのがデメリットです。

一方、代理店は複数メーカーの製品を取り扱っているため、顧客の要望や条件に最適なOA機器の提案が可能である点がメリットになります。

メーカー直販店と比較すると費用は安めなのもメリットのひとつです。

また、OA機器の取り扱いだけでなく、ネットワーク構築やシステム開発にも対応可能な業者も存在します。

ネットワーク構築から保守管理までオフィスに関する機器類をワンストップで外注したい方に向いていると言えるでしょう。

代理店の規模は、大手から中小企業までさまざまであり、対応地域も企業によって異なります。

東京にはさまざまな規模の代理店が存在するため、万が一のトラブルに備えて、自社から近い代理店を選ぶことで迅速な対応が期待できるでしょう。

しかし、代理店は会社ごとにサービス内容や品質にばらつきがあるため、見極めがむずかしいのがデメリットです。

そのため、東京でOA機器代理店を選ぶ際は口コミなどを参考にして各業者を比較するとよいでしょう。

会社の業務内容によって必要なOA機器は異なります。

ここでは、一般的なオフィスで導入されている主なOA機器の種類や用途について紹介します。

オフィスに欠かすことのできないOA機器のひとつがコピー機です。

通常のコピー機には書類を複製する機能な備わっていますが、なかにはコピー・プリンター・スキャナー・ファックスなど複数の機能を備える機種もあり、これらは「複合機」と呼ばれます。

複合機は複数の機能を1台で完結できるため、業務の効率化につながるだけでなく、設置が省スペースで済む、管理がしやすくコスト削減につながるなどのメリットから多くの企業で導入されている人気のOA機器です。

オフィスでもメールやチャットツールを利用する機会は増えていますが、電話機やFAXも依然として使用されています。

特に固定電話番号があると実在する企業として取引先や顧客の信頼を得やすくなるため、多くの会社で固定電話回線を引いているのが現状です。

ただしオフィスで使用される電話機に関しては家庭用のもとは異なり、複数回線に対応していたり、録音機能が付いていたり、社内外の通話や連絡を効率よくできる「ビジネスフォン」が主流です。

またFAXに関しても、小規模の会社や店舗では文書のやり取りにFAXを利用しているケースも多く、需要の高いOA機器です。

ただ最近では、紙の書類を送信して受信側で紙に印字される従来の機能のほかに、パソコン・スマホ・複合機などから送受信できる「電子FAX」も増えています。

現在のオフィスに欠かせないのがパソコンです。

書類の作成をはじめ、メールの送受信・データ分析・プレゼンテーションなど、さまざまなオフィスシーンに必要なOA機器となります。

オフィスではモニター、本体、キーボードが分かれているデスクトップ型のパソコンを設置するケースが多いですが、最近では外回りの営業や取引先など社外でも使用できるノートパソコンが導入される事例も増えています。

また企業によっては、大型ディスプレイやタッチパネル型ディスプレイなどを導入する場合もあります。

社内でインターネットを利用する際、サーバーやルーターが必要になるケースがあります。

ここで言うサーバーとは、「ファイルサーバー」と呼ばれるOA機器のことです。

ファイルサーバーは、オフィスのネットワークに接続している複数台のパソコンやスマホなどのデバイスの同時アクセスを可能にしたり、データを共有・保存したり、保護するために設置します。

社内外のメールの送受信や自社ホームページを公開する場合も、ファイルサーバーを通じておこないます。

なおサーバーには、物理的な機器を設置する場合と、インターネット経由で利用できる仮想的なサーバー（クラウドサーバー）の2種類があります。

会社の規模によっては物理的なサーバーを設置せずに、クラウドサーバーを利用するケースも多いです。

ルーターは、1本のインターネット回線を、パソコンやスマホ、複合機などの複数のOA機器を同時にインターネットに接続可能にする機器を指します。

何台のOA機器を同時にインターネット接続できるかどうかは、ルーターの種類によって異なります。

そのため、従業員数や外来者の接続の有無などによって、必要な同時接続台数を把握したうえで最適なルーターを選ぶことが大事です

UTM（統合脅威管理）は、不正アクセスによる情報漏洩やマルウェアから企業のシステムを保護するために欠かせないOA機器です。

UTMは、ファイアウォール・IDS/IPS（侵入検知・防御）・アンチウイルス・Webフィルタリング・スパムメールなどを自動で検知・ブロックするのが特徴です。

そのため、サイバーセキュリティ対策として専用の人員を割くことなく、セキュリティ強化につながるため、管理負担だけでなくコストの低減にもつながります。

OA機器は自社で購入することも可能ですが、専門業者にOA機器の設置を依頼することで、さまざまなメリットを得られます。

ここでは、OA機器の設置を業者に依頼することで得られる主なメリットを3つ紹介します。

OA機器にはさまざまな種類があり、その種類ごとに搭載されている機能やスペックが異なります。

一般的に搭載されている機能が多ければ多いほど、OA機器は高額です。

そのため過剰なスペックの機器を選んでしまうと、コストばかりかかってしまう結果になりかねません。

しかし、OA機器設置業者に依頼することで、社内規模や目的に最適なOA機器を提案してもらえるため、無駄なコストを削減できる可能性が高くなります。

たとえば、コピー機の導入を検討する場合、設置業者は社内でOA機器を利用する人数や頻度を丁寧にヒアリングしたうえで月間に印刷する枚数を算出します。

加えてコピー以外の機能（カラー印刷や電子FAXなど）を利用するかどうかも含めて、その結果によって社内ニーズに適したOA機器を提案してくれるのです。

OA機器の多くは、使用するにあたってインターネット接続環境が必須となります。

そのためOA機器を設置する際は、あらかじめオフィスにLANネットワークを構築しておく必要があります。

LANネットワークの構築には、ネットワークの設計だけでなく、インターネット回線の引き込み工事や配線工事が欠かせません。

しかし、これらの工事を各専門業者に外注するとなると、問い合わせやヒアリングなどで時間や手間がかかります。

そこでおすすめなのが、オフィスのITインフラ構築からOA機器の設置・保守管理までワンストップで提案してくれるOA機器設業者を選ぶことです。

オフィスのネットワークからOA機器に関わるすべてを1社に任せることで、複数の業者に依頼する場合に比べて時間やコストの節約につながります。

またOA機器にトラブルが発生した場合、問題箇所がOA機器本体なのかインターネット回線なのかといった判断も容易になるため、迅速なトラブル対応が期待できるなど、さまざまなメリットにつながるでしょう。

なお、現在インターネット回線の主流は、最大1Gbps〜10Gbpsの高速・安定通信が可能な「光回線」です。

しかし、オフィスの建物が古い場合、光回線が導入できないケースがあります。

その場合、既存の電話線を使用したISDN方式のインターネット回線を利用することになりますが、なかには「ISDN方式は通信速度が心配」という方も少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、弊社アイネットが提供する既存の電話線を活用した高速インターネット回線の「メタルfast」です。

メタルfastは電話線を利用しているにもかかわらず、最大1.7Gの高速インターネットを実現しています。

メタルfastは光回線を導入できない築古の建物にも導入でき、敷設済みの電話回線を利用するため大規模な工事も不要です。

また、東京をはじめ全国各地に対応可能です。

これからオフィスにOA機器の設置を検討している方は、ぜひ下記のリンクからアイネットの「メタルfast」の詳細をご確認ください。

「メタルfast」について詳しくはこちら

OA機器の設置を業者に依頼する最大のメリットは、万が一のトラブルの際に迅速かつ適切な対応をしてもらえることです。

自社で直接OA機器を購入した場合、故障や不具合が起きても購入店舗やメーカーに直接問い合わせることになりますが、問題解決までに時間がかかるケースも少なくありません。

しかし、OA機器設置業者であれば、故障やトラブル発生時にもスムーズな対応が期待できます。

ただし、トラブル時のサポート体制は業者によって異なります。

そのためOA設置業者を選ぶ際は、できるだけサポート体制が充実した業者を選ぶとよいでしょう。

詳しくは後述する『失敗しない！東京で信頼できるOA機器設置業者の選び方』をご覧ください。

ここではオフィスにOA機器を設置するにあたって、問い合わせから導入完了までの流れを4ステップに分けて詳しく解説します。

まずは、OA機器設置業者をピックアップして、電話やWebフォームから問い合わせをおこないましょう。

その際は簡単なヒアリングがおこなわれます。

会社の所在地や従業員数、ＯＡ機器の使用状況、インターネット回線の種類などについて聞かれる場合が多いです。

また質問があれば、あらかじめ聞きたいことをまとめておくとヒアリングがスムーズに進みます。

なお、東京のようにOA設置業者が多数存在する場合、「どの業者を選べばよいかわからない」という方も多いでしょう。

その場合は、当記事の『失敗しない！東京で信頼できるOA機器設置業者の選び方』をぜひ参考にして業者の選定をしてみてください。

問い合わせ後、見積もりを依頼する場合は業者が現地確認に訪れます。

建物や設置場所の状況などの確認や調査とともに詳細なヒアリングがおこなわれるため、現在の使用状況や問題点・改善したい部分などを詳しく伝えましょう。

また、ＯＡ機器の導入する際は、購入・リース・レンタルのいずれかを選ぶのが一般的です。

いずれの場合も大幅な予算オーバーを避けるために、あらかじめおおまかな予算を伝えておくことも大事です。

なお、OA機器の設置とあわせてネットワーク構築も依頼している場合は既存のインターネット回線についても調査がおこなわれます。

OA機器と同様、使用状況や問題点・改善したいポイントを伝えましょう。

なお、現在インターネット回線の主流は最大1Gbps〜10Gbpsの高速・安定通信が可能な「光回線」ですが、オフィスの建物が古い場合は光回線が導入できないケースがあります。

その場合、既存の電話線を使用したISDN方式のインターネット回線を利用することになりますが、なかには「ISDN方式は通信速度が心配」という方も少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、弊社アイネットが提供する既存の電話線を活用した高速インターネット回線の「メタルfast」です。

メタルfastは電話線を利用しているにもかかわらず、最大1.7Gの高速インターネットを実現しています。

メタルfastは光回線を導入できない築古の建物にも導入でき、敷設済みの電話回線を利用するため大規模な工事も不要です。

また、東京をはじめ全国各地に対応可能です。

これからオフィスにOA機器の設置を検討している方は、ぜひ下記のリンクからアイネットの「メタルfast」の詳細をご確認ください。

「メタルfast」について詳しくはこちら

現地調査完了後、調査結果やヒアリングした内容をもとに見積書が作成されます。

送られてきた各業者の見積書の内容を確認し、それぞれを比較したうえで、もっとも希望に合う業者と契約を結びます。

比較する際は、以下のポイントを確認しましょう。

• ヒアリングの際に伝えた要望がしっかりと盛り込まれているか

• 提示されている金額は適切か

• 予算の許容範囲内か

• スケジュールに問題はないか

見積書のより詳しい確認ポイントについては、後述する『失敗しない！東京で信頼できるOA機器設置業者の選び方』をご覧ください。

設置予定日には、ＯＡ機器設置業者が派遣した専門スタッフが設置工事を実施します。

工事にかかる日数は設置するＯＡ機器の台数によって異なりますが、従業員30人程度の小規模オフィスであれば1日で完了する場合が多いです。

ただし予期せぬトラブルで工事が中断する可能性もあるため、設置工事のための予備日を設けるなど、余裕のあるスケジュールを組んでおくと安心です。

設置工事が終わったら、すべてのＯＡ機器の動作チェックをおこない、問題がなければ設置工事は完了となります。

東京には多くのＯＡ設置業者が存在するため、信頼できるＯＡ設置業者を選ぶためにも、各業者を比較する際のポイントを抑えておくと安心です。

ここではOA設置業者を選ぶ際に確認すべき3つのポイントを紹介します。

OA設置業者によって取り扱っているメーカーや機器の種類は異なります。

また、取り扱っているメーカーが同じでも、最新機種は取り扱っていないというケースもあります。

特に取り扱いメーカーや機種が限定されている場合は、希望する機種が提供されていなかったり、スペックが低かったりする場合もあるため注意が必要です。

そのためOA機器設置業者を選ぶ際は、取り扱っている機器の種類が豊富な業者を選びましょう。

万が一のOA機器トラブルに備えて、サポート体制が充実している業者を選びましょう。

OA機器が止まってしまうようなトラブルは業務効率を著しく低下させるため、早急に対応する必要があります。

そのため、トラブル発生時にどれだけ迅速に対応できるかどうかは、OA業者を選ぶ際の重要なポイントになります。

サポート体制を確認するためには、以下のポイントをチェックしましょう。

• サポート窓口の受付時間帯（休業日や夜間受付は可能か）

• サポート窓口の受付方法（電話受付は可能か）

• トラブル発生時の対応可能時間帯

• トラブル発生時の即日訪問対応は可能か

• 遠隔サポートの有無

• 追加費用の有無（スポット保守）

• 定期メンテナンスの対応範囲

特に重要なのがトラブル発生時の対応時間帯と対応方法です。

安価にOA機器を設置できても、トラブルが発生した際の対応が遅くては業務に支障が出てしまいます。

業者によっては、スポットオプションとして駆けつけサービスや24時間365日の遠隔サポートなどのサービスを提供しています。

費用はかかりますが、いざというときに備えておくと安心です。

また、通常の保守費用でサポートやメンテナンスを受けられる範囲を把握しておくことも大事です。

OA機器設置業者を選ぶ際は価格だけで決めるのではなく、サポートやメンテナンス内容をしっかりと確認したうえで、長期にわたって取引ができる業者であるか見極めることが重要なポイントとなります。

業者から見積書を受け取ったら、内訳が明確に記載されているか、項目ごとに金額が記載されているか、価格は適正かなどを確認しましょう。

見積書は現地確認及びヒアリングの内容に沿って提示されていますが、内訳があいまいな場合や提示されている金額が高すぎる場合は、不要な機器が組み込まれているケースもあるため注意が必要です。

信頼できるOA機器設置業者を選ぶためにも、各機器やサービス内容を詳細に記載したうえで、それぞれの金額を提示している業者を選ぶとよいでしょう。

OA機器設置業者は、大きく「メーカー直販店」と「代理店」の2種類に分かれます。

どちらの業者もメリットとデメリットがありますが、特定メーカーの最新機種を利用したのであれば「メーカー直販店」を、ネットワーク構築などOA機器以外の対応を希望する場合は「代理店」がおすすめです。

東京には、メーカー直販店はもちろん代理店も多数存在します。

数が多いだけに選ぶのがむずかしいかもしてませんが、基本的に「取り扱い機種の種類・サポート体制・費用」の3つのポイントを比較することで、自社に合う信頼できるOA設置業者を選ぶことにつながるでしょう。

なお、OA機器の設置にはインターネット環境が欠かせません。

現在インターネット回線の主流は最大1Gbps〜10Gbpsの高速・安定通信が可能な「光回線」ですが、オフィスの建物が古い場合は光回線が導入できないケースがあります。

その場合、既存の電話線を使用したISDN方式のインターネット回線を利用することになりますが、なかには「ISDN方式は通信速度が心配」という方も少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、弊社アイネットが提供する既存の電話線を活用した高速インターネット回線の「メタルfast」です。

メタルfastは電話線を利用しているにもかかわらず、最大1.7Gの高速インターネットを実現しています。

メタルfastは光回線を導入できない築古の建物にも導入でき、敷設済みの電話回線を利用するため大規模な工事も不要です。

また、東京をはじめ全国各地に対応可能です。

これからオフィスにOA機器の設置を検討している方は、ぜひ下記のリンクからアイネットの「メタルfast」の詳細をご確認ください。

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